Pri uzatváraní Dohody o sprostredkovaní medzi realitnou kanceláriou a vlastníkom nehnuteľnosti je vhodné zvoliť vytlačenú formu dohody. Väčšinou ide o nový vzťah medzi realitnou kanceláriou a vlastníkom. Dôvera ešte nie je vybudovaná a realitná kancelária sa snaží komunikovať svoju serióznosť, odbornosť a profesionalitu. Realitná kancelária nachádza podporu práve vo forme vzorového tlačiva Združenia realitných kancelárií Slovenska. Vlastník podpisuje dohodu, ktorá bola v rámci združenia navrhnutá, odsúhlasená a je vyvážená pre obe zmluvné strany. Je v rozsahu jedného listu, dvoch strán A4 a je označená logom združenia. Po podpise perom a kontrole údajov na občianskom preukaze a liste vlastníctva ostáva vlastníkovi jedna kópia, ku ktorej sa kedykoľvek vie vrátiť. Jej fyzická papierová podoba má pre vlastníka svoj psychologický zmysel navnímať a potvrdiť si začínajúcu spoluprácu s realitnou kanceláriou.
V prípade, že od klienta alebo vlastníka potrebujete potvrdiť súhlas so spracovaním osobných údajov a tento úkon nie je súčasťou vzniku iného zmluvného vzťahu, je úplne v poriadku získať takýto súhlas elektronicky, napríklad cez eGDPR. Ide o právny úkon, ktorý klienti nepovažujú za zásadný pre obchodný vzťah, do ktorého vstupujú, ale skôr ako deklaratívny súhlas. Rovnako je na mieste si vyžiadať elektronickou formou informácie k prevereniu osoby AML, napr. cez backOFFICE® eAML. Elektronická forma je v tomto prípade výhodou, nakoľko klient svoje údaje vypĺňa v súkromí svojho mobilu a nedostáva papierovú kópiu informácií, ktoré mu prídu osobné a tajné, zároveň sa o ne nemusí deliť v prítomnosti tretích osôb.
Pri obhliadke nehnuteľnosti je na mieste prísť aj s vytlačenými podkladmi k ponuke, ktorú sa chystáte ukázať záujemcovi. Záujemca odchádza z obhliadky s hmatateľným papierovým podkladom, ku ktorému sa môže neskôr v súkromí opäť vrátiť alebo mu doma bude obhliadku a nehnuteľnosť pripomínať. Tento moment odovzdania papierových marketingových materiálov k ponuke je vhodné využiť aj na podpis Záznamu o vykonaní obhliadky, ktorý predstavuje pre realitnú kanceláriu dokument preukazujúci prezentáciu nehnuteľnosti konkrétnej fyzickej osobe (a môže slúžiť ako podklad v prípade vymáhania provízie z realizácie obchodu). V našom Zázname o vykonaní obhliadky nechýba ani miesto pre podpis vlastníka nehnuteľnosti, ktorý ním v prípade prítomnosti na obhliadke priebeh obhliadky potvrdí. Papierová forma záznamu je preto viac ako na mieste, pomôže aj v prípade sporu.
Pri uzatváraní obchodu prichádzajú na rad overené podpisy. Dnes to už našťastie ide aj bez návštevy notára. V našom systéme backOFFICE® odporúčame realitným kanceláriám využívať aplikáciu, ktorá dokáže cez mobilný telefón s NFC čítačkou a občianskym preukazom s možnosťou overeného podpisu podpisovať právne záväzne dokumenty aj bez návštevy notára a úplne zadarmo. Stačí načítať zmluvu, alebo návrh na podanie do katastra vo formáte PDF/Word a priložením občianskeho preukazu k telefónu dokážete takýto dokument podpísať. Následne stačí takto podpísané dokumenty podať cez elektronické služby štátu na zapísanie napr. do katastra. Overený podpis je potrebné aplikovať vždy, keď si to vyžaduje právna forma dokumentu, ale hlavne vtedy, ak z nich vyplýva zabezpečenie vašich práv a nárokov vyplývajúcich z podpisovaných dokumentov.
